10 simple rules for successful digitization

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Digitization is an absolute MUST in order to stay up to date in business. There are no two opinions on this. Digitization makes it possible to use digital means to create added value for the company. This can be done, for example, through the development of new products, the creation of new sales channels, the development of new customer segments, the improvement of the customer experience or internal cooperation. The value can be generated in the short, medium or long term. In a survey by Ernst and Youngim Jahr 2019 bewerteten 66% der deutschen Unternehmen sie als Chance, 36% als unbedeutend. Allerdings gibt es viele Unklarheiten darüber, welche konkreten Aktivitäten ein Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung vornehmen sollte. Eine Vielzahl von Schlagworten zusammen mit Marketinghype von Unternehmen, Social Media Noise sowie eingeschränkten internen Fähigkeiten führen zu einer erheblichen Desorientierung innerhalb eines Unternehmens. Dies führt manchmal zu einer Einleitung von Digitalisierungsaktivitäten ohne klare Ausrichtung. Dieser Ansatz bedeutet eine enorme Verschwendung von finanziellen Ressourcen sowie die Zeit von hochqualifizierten Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens oder von außen. Laut Bericht von handelsblatt.com scheitern vier von fünf Digitalisierungsprojekten Dieser Beitrag geht auf einige einfache Regeln ein, die Unternehmen befolgen sollten, wenn es darum geht, die richtigen Initiativen für ihr Unternehmen auszuwählen und umzusetzen.

Regel 1: Keep it simple

So einfach es auch klingen mag, dies ist eine der am meisten vernachlässigten Regeln in vielen Unternehmen, denen ich begegnet bin. Jede Initiative unter dem Namen Digitalisierung sollte sich entweder auf den Umsatz oder auf die Kosten auswirken. ENDE. Sofern das Unternehmen keine gemeinnützige Organisation ist, gibt es keinen anderen Zweck. Achten Sie auf das verwendete Wort. Ich habe nicht das Wort “Erhöhung”, sondern “Wirkung” verwendet. Obwohl Digitalisierungsinitiativen oft zu einem Anstieg der Umsatz- und Ergebnisentwicklung führen, helfen sie häufig, den Umsatz oder Gewinn stabil zu halten oder in wettbewerbsfähiger Parität mit anderen Akteuren auf dem Markt zu bleiben. Lasst uns davon fernhalten, zusätzliche Glocken und Pfeifen zu kreieren, die nur einen ästhetischen Wert haben.

Regel 2: Konzentrieren Sie sich auf Ihre individuelle Situation.

Die Digitalisierungsinitiativen für Ihr Unternehmen hängen von vier Faktoren ab: der Größe Ihres Unternehmens, der Branche, in der es tätig ist, der Funktion, die Sie vertreten und vor allem den individuellen Herausforderungen Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie diese Faktoren bei der Definition Ihrer Digitalisierungsinitiativen sehr sorgfältig. Während beispielsweise das Internet der Dinge einer der vielversprechenden Digitalisierungstrends ist, wäre seine Anwendung im Bankensektor völlig anders als in der Automobilindustrie. Ebenso werden Big Data für größere Unternehmen interessanter sein als für kleine Unternehmen. (mehr zu diesem Thema in einem anderen Beitrag)

Regel 3: Ziele definieren und klar kommunizieren

Wie bereits erwähnt, starten viele Unternehmen und Abteilungen Initiativen, ohne darüber nachzudenken, was sie damit erreichen wollen. Bei dem Bemühen, etwas Cooles zu tun, verlieren wir den Überblick über das “WARUM”. Dies kann zu sehr komplexen Diskussionen und einem langen Abstimmungsbedarf führen. Um diese Situation zu vermeiden, überlege dir für jede Initiative genau, was man tun möchte: Verbesserung Ihrer Einnahmen (Top-Line) – Verbesserung Ihres Kundenstamms – Erweiterung und Bereicherung des Produktangebots – Erhöhung und Verbesserung der Vertriebskanäle Verbesserung Ihrer Gewinne (Top-Line) – Reduzierung des operativen Arbeitsaufwands – Reduzierung von Handarbeit – Reduzierung großer Investitionen

Regel 4: Beginnt klein, denkt groß.

Führen Sie einen iterativen MVP (Minimum Viable Product) basierten Ansatz durch und priorisieren Sie Themen mit kurzfristigem Benefit, um damit zu beginnen. Konzentrieren Sie sich auf nur eine Handvoll “low handing fruits” mit hoher Erfolgswahrscheinlichkeit und machen Sie sie zu Erfolgsgeschichten. Das Ergebnis dieser Untersuchungen wird tatsächlich bestimmen, wie viel Interesse innerhalb des Unternehmens an weiteren Investitionen in Digitalisierungsinitiativen aufkommt. Die MVPs sollten innerhalb weniger Wochen oder Monate realisierbar sein, allenfalls, um den Interesse innerhalb des Unternehmens zu wecken.

Regel 5: Fördert eine “Fast-Fail” -Kultur und ein widerstandsfähiges Verhalten.

As I mentioned in rule 2, your situation is unique. Your teams explore unfamiliar areas. To support your team here, establish a fast failure culture. Plan for failure. Communicate that failure is acceptable and an integral part of success. A previous failure should be appreciated even more. This can be done in a simple way by forming an autonomous team for a short time, which consists of different departments. This team will have full responsibility for ensuring that an initiative is completed. Take a hint from the 2 pizza teams at Amazon.com .The team will have full authority to make decisions about this initiative. There shouldn’t be a specific need to coordinate with your line manager unless you want to request more resources or critically change the direction of the initiative.

Rule 6: Don’t reinvent the wheel.

The cloud industry is innovating at a very high speed. There are out-of-the-box services, either SaaS, PaaS, and IaaS, that organizations can use directly with minimal lead time. For example, Amazon has 1000+ engineers just working on Alexa, or Microsoft has 200+ services that can be accessed through their O365 and Azure cloud catalog, simply by swiping a credit card. Use these innovations to accelerate your digitization journey. Focus on customizing and integrating these services into your company. However, it is important that the technology or the vendor and product discussion do not take precedence over the use case discussions. It would do the same thing as attaching the cart in front of the horse.

Rule 7: Use strategic outsourcing.

Almost 95% of US SMEs outsource IT services to India. As a result of such outsourcing activities, the resources in India have extensive expertise in digitization. There are more than 3 million experts in the IT field. Exclusively in digitization, India has more than 500K experts. In addition, NASSCOM, India’s IT association, plans to train more than 2 million people in digitization by 2025. Open your mind to use these skills. This is particularly necessary for the following reasons: Firstly, there is a lack of digitization competence in Germany. Second, smaller companies in particular face major challenges in attracting talent for their company. Third and last, the temporary labor markets (contractors or external consultants) are very expensive.

Rule 8: Keep reporting and alignments lean.

It is well known that digitization teams spend a significant amount of time reporting on progress or reconciling results across departments. It also shows that several general management consultants are actually working on digitization projects. This actually leads to two big problems: First, digitization becomes a Powerpoint exercise. Very few general management consultants actually have the competence to communicate with top management and at the same time are technical enough to carry out a certain phase of digitization initiatives. Second, they come at an expensive price, which leads to a rapid depletion of financial resources. When it comes to digitization, please leave the work to the speaker.

Rule 9: Dealing with authenticity:

Let’s not turn our digitization exercise into a PR exercise. Nevertheless, we should speak with clarity to the people within the company about the goal and the benefits and openly discuss how the employees can contribute to it. If job losses or restructuring are to be expected as a result of digitization, then people should be drawn into the trust. Communicate with honesty. There is always more than enough that an intelligently committed employee can contribute to digitization. Some of the staff may need further training. Offer such opportunities to further develop the employee’s skills. According to a study by Accenture, most of the existing employees show great interest in digitization and are highly motivated to get involved. The use of these employees is the key to the success of digitization.

Rule 10: balance between security and agility:

As more and more cloud services are used, a company’s network edge becomes more and more blurred. This requires a completely different way of securing your data and systems than in the traditional data center environment. This in combination with new regulations like GDPR makes the impact of potential violations significantly higher. The information security community within a company must forego legal and formal language and establish really simple, understandable and actionable rules for managing the systems and data inside or outside their premises without losing agility. We should avoid a situation that British Airways found itself in. When it comes to digitization, it’s about doing first and asking for forgiveness, except in the areas of information security and privacy.

These simple rules will help you focus on the important aspects when it comes to initiating or accelerating your digital journey.

For more personal support, you can contact me at any time at antoshin.lazar@expertxtend.de We are always there for you. . Let us know what you think. We always look forward to learning from your experiences and observations. 

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