Self-Service Reporting- Lösungen: gehen Sie in den Lead bevor es die Cloud Anbieter tun

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Während wir im ersten unsere Artikel-Serie zum Thema professionelle Reporting-Service Nutzung auf die Probleme hingewiesen haben wollen wir jetzt auf mögliche Lösungsansätze eingehen.

Zusammenfassung der typische ist-Situation in Unterhnemen wie Ihrem (Mittelständler bis hin zum Großunternehmen):

Ihre Cloud Reporting Anbieter wie Microsoft für PowerBI, Salesforce für Tableau und Clique Sense versprechen Ihnen out of the box Lösungen mit welchen jeder Nutzer in Ihrem Unternehmen in Sekundenschnelle Daten verknüpfen, bearbeiten und analysieren kann.

Um Ihre Daten nicht wehrlos den Cloud Anbietern zur Verfügung zu stellen und Ihr Kosten unkontrolliert steigen müssen Sie im besten Falle mindestens folgende Punkte in Ihrem Unternehmen berücksichtigen BEVOR ihre Nutzer eine kritische Masse im Unternehmen erreichen (Im Vierten Teil erfahren Sie was Sie tun können, wenn es bereits zu spät ist) 

1. Analysieren Sie ob eine weiteres Analyse oder BI Tool wirklich notwendig ist

Häufig sehen wir, dass Unternehmen wie Großunternehmen und Mittelständler über ein weiteres Analysetool oder Toolset nachdenken. Das Problem ist aber nicht, dass es keine Tools in den Unternehmen bereits im Einsatz sind, sondern vielmehr, dass bereits zu viele unterschiedliche Tools verwendet werden. Macht es Sinn, nur der Optik der Reports ein weiteres Tool zu verwenden und die Komplexität im Unternehmen auszuweiten?  

2. Versuchen Sie eigene Plattform(en) aufzubauen die skalierbar und sicher sind

Nutzen sie Existierende Platform as a Service (PaaS) Lösungen wie beispielsweise Microsoft PowerBI, Tableau oder Cliq um ihre BI und Reporting Lösung zentralisiert einzusetzen. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass Sie das Management der Plattform zentralisieren und gleichzeitig den Nutzern ausreichend Freiraum lassen um Ihre Applikationen auf der Plattform nach den Individuellen Bedürfnissen einzusetzen. Dabei sollte auf Plattform Level klar definiert werden welche Maßnahmen Sie umsetzen im Operativen Geschäft ihrer Plattform Management-IT Abteilung um die Daten sicher in ihrem Zugriff zu halten. 

 3. Etablieren Sie klare Service Roadmaps und disziplinieren Sie ihre IT Abteilungen diese regelmäßig zu updaten Wenn Sie eine Übersicht darüber haben, wie sich der Service in der Zukunft entwickeln soll, werden Sie frühzeitig Risiken erkennen und im besten Falle eliminieren, bevor Probleme konkret entstehen. Zudem sollten sie deutlich machen auf einem Zeitstrahl wann welche Features ihrer eingesetzten Lösung wann durch den Cloud Anbieter aktiviert werden. Berücksichtigen Sie vor allem welche Kosten hierbei auf Sie zukommen können. Stellen Sie sich die Frage welche Auswirkung ein neues Feature beispielsweise auf den Konsum eines gekauften Service haben werden und wie sich dies wiederum in den Kosten wieder spiegeln kann. Die großen Cloud Anbieter sind äußerst gut darin ihren Umsatz zu maximieren und somit Ihre Kosten zu erhöhen.  

4. Lassen Sie sich nicht von kostenlosen Angeboten locken Häufig bieten die großen Cloud Anbieter im Data und Analytics kostenlose Testversionen an. Dies wirkt wie der Haken and der Angel. Ihre Mitarbeiter beißen an, freuen sich über die Möglichkeit Reports schnell und einfach zu erstellen und laden ungehindert Daten in die (noch) kostenlose Lösung. Das Problem ist, dass ihre Mitarbeiter und Kollegen ungerne ihre hart erarbeiteten Reports aufgeben möchten nach der Testphase. Somit ist das Schicksal besiegelt sobald eine kritische Masse erreicht wurde. Ihre Mitarbeiter und Kollegen werden sich für die bereits genutzte Lösung entscheiden ohne, dass hierbei eine zentrale Entscheidung rational getroffen wurde.

 5. Analysieren sie den Preis und Lizenzmodelle im Detail und lassen Sie sich hierbei Zeit falls möglich Häufig bestehen Reporting Lösungen aus einem Bündel aus Lizenzen für installierbare Desktop-Installationen, Cloud Umgebungen, die pro Nutzer abgerechnet werden und konsumbasiert abgerechnete Speicher in der Cloud. Berechnen sie im Detail welche Kosten für ihr Unternehmen auf die zukommen können und unterschätzen sie bitte auch nicht die möglichen Support Aufwände sowie möglichen Unterstützungsleistungen welche notwendig werden falls Sie einen Report mal nicht alleine stemmen können.   6.       Holen Sie sich Professionelle Hilfe von Experten!

Ein Advanced Data Analytics Team benötigt folgende Rollen:

  • Data Engineers
  • Data Visualization Experts
  • Data Analysts
  • Data Scientists
  • Data Translator / Storyteller

Was auch immer sie tun: beleuchten Sie vorsichtig welche Kosten auf Sie zukommen können und welche Datenrisiken eine Cloud Lösung mit sich bringen. Häufig vergessen unternehmen, dass man auch bei den Cloud Lösungen tiefgehendes Wissen im Bereich Data-Engineering und Data Analytics benötigt, um die Services sicher und professionell zu konsumieren.

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